Die To-do-Liste mit unerledigten Aufgaben quillt über, das E-Mailfach auch. Dazu zig Anrufe und Meetings. Wie soll man das nur alles schaffen? Wir geben Tipps, wie Sie die Arbeitszeit optimal nutzen…

Schon wieder 18 Uhr – und weder Schreibtisch noch E-Mail-Account sind deutlich leerer geworden. Wer kennt das nicht? Und so fragen wir uns zum Feierabend erschöpft: Wo ist nur der Arbeitstag geblieben – und was habe ich eigentlich den ganzen Tag gemacht. Wahrscheinlich zu viel auf einmal und zu unstrukturiert.

Hier haben wir ein paar Anregungen, wie Sie die Arbeitszeit optimal nutzen:

Fokussierung statt Multitasking

Mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, ist in der Regel unproduktiv. Denn ständig zwischen verschiedenen anspruchsvollen Tätigkeiten hin und her zu switchen ist extrem anstrengend. Besser: Auf eine Aufgabe nach der anderen fokussieren. Das schont die Kräfte und steigert die Produktivität.

Richtig Prioritäten setzen

Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig und dringend – auch wenn Chefs, Kunden und Kollegen einem gerne etwas anderes suggerieren. Um sein Zeitmanagement effektiver zu gestalten, hat sich das sogenannte Eisenhower-Prinzip bewährt. Sämtliche Projekte und Aufgaben werden in folgende Kategorien sortiert: „Wichtig/dringend“: Sofort selbst machen. Für „wichtig/nicht dringend“ einen Termin für später festlegen. „Unwichtig/dringend“ an Mitarbeiter oder Kollegen delegieren und „unwichtig/nicht dringend“ wandert in den Papierkorb.

Realistisch planen

Am besten abends eine To-do-Liste für den nächsten Arbeitstag machen. Das hilft morgens, direkt und frisch mit den wichtigsten Aufgaben zu starten. Aber: Die Erledigungsliste nicht zu voll packen. Sonst ist Frust programmiert. Faustregel: 60 Prozent des Tages verplanen, der Rest ist Puffer – für Pausen und Unvorhergesehenes. Falsche Planungen können demotivieren und sich wie ein roter Faden durch die tägliche Arbeit ziehen.

Ablenkungen verbannen

Ständige Unterbrechungen stören unsere Konzentration und damit unsere Arbeitsproduktivität erheblich. Wer gerade ein wichtiges Projekt auf dem Schreibtisch hat, sollte alle Störfaktoren verbannen: Smartphone auf stumm schalten, Mailprogramm und Browser schließen und möglichst sogar ein „Bitte nicht stören“-Schild an die Bürotür hängen.

Pausen nicht vergessen

Wer ohne Unterbrechung stundenlang an einem Projekt arbeitet, wird unkonzentriert und macht im schlimmsten Fall sogar Fehler. Pausen sind gut und sinnvoll. Ideal ist eine fünf Minuten Auszeit pro Stunde oder spätestens nach 90 Minuten. Die Pause am besten nutzen, um kurz zu lüften und sich zu bewegen. Auch ein kleiner Plausch mit dem Kollegen in der Kaffeeküche kann entspannen. Die Mittagspause möglichst für einen kleinen Spaziergang an der frischen Luft nutzen. Das macht den Kopf frei.

Weniger Meetings

Ungefähr einen halben Arbeitstag (4,5 Stunden) pro Woche verbringen Beschäftigte im Schnitt auf überflüssigen Arbeitstreffen. Dies hat eine Studie des Marktforschungsinstituts Harris ergeben. Damit sind Konferenzen und Besprechungen die größten Zeitfresser im Joballtag. Bei wenig relevanten Treffen darf man sich daher ruhig mal ausklinken. Wenn die Besprechung unverzichtbar ist, am besten im Stehen absolvieren – das geht meist viel schneller.