Digitalisierung hin oder her – es kommt trotzdem immer noch genug offizielle Post zu Hause an. Doch wie lang muss man Bescheide und Rechnungen eigentlich aufbewahren?

Versicherungen, Steuer, Haus, Gesundheit, Bank – das sind die Klassiker im heimischen Aktenschrank. Im Laufe eines Lebens sammelt sich hier meist einiges an. Doch bei Weitem nicht alles, was der Deutsche an Unterlagen hortet, braucht er auch wirklich dauerhaft. Sich die Ordner immer mal wieder zu schnappen und auszumisten, schadet nicht. Diese Aufräumregeln helfen:

Urkunden – lebenslange Begleiter

Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden von Angehörigen, notarielle Verträge, Testamente und Vorsorgevollmachten brauchen einen Stammplatz im heimischen Ordner.
Mit Blick auf die gesetzliche Rente sollten darüber hinaus solche Dokumente gut verwahrt werden, die die Erwerbsbiografie nachweisen lassen. Ausbildungs-, Krankheits- oder Elternzeiten lassen sich zum Beispiel durch Ausbildungsverträge, Zeugnisse, Dokumentationen der Krankenkassen oder Geburtsurkunden der Kinder nachweisen.

Steuerunterlagen – bis der Bescheid da ist

Wer seine Belege so lange aufbewahrt, bis der Steuerbescheid da ist, kann besser vergleichen, ob sich ein Einspruch lohnt. Außerdem kann das Finanzamt den Bescheid noch bis zu vier Jahre rückwirkend ändern, wenn etwa Rechenfehler vorliegen oder nachträglich neue Tatsachen bekannt werden. Auch dafür ist es gut, auf die Originaldokumente zurückgreifen zu können.

Spezielle Steuerfristen

Für Privatleute gibt es darüber hinaus nur zwei gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die sie zu beachten haben: Zwei Jahre liegen bleiben müssen Handwerkerrechnungen, die in der Steuer auftauchen, und die dazugehörigen Kontoauszüge. Sechs Jahre lang müssen alle Unterlagen über Einnahmen und Werbungskosten aufbewahren, wer Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 Euro im Steuerjahr erzielt hat.

Handwerkerrechnungen – Verjährung beachten

Darüber hinaus sollte man Handwerkerrechnungen wegen der Gewährleistung aufbewahren. Mängelbeseitigungsrechte verjähren bei den meisten Werkverträgen binnen zwei Jahren. Bei Leistungen rund um ein Bauwerk beträgt die Verjährungsfrist sogar fünf Jahren.

Eigenheim – gut dokumentieren

Wer eine Immobilie kauft oder verkauft lässt die Verträge auf jeden Fall im Original im heimischen Archiv. Mit Blick auf einen möglichen späteren Verkauf verwahrt der Eigenheimbesitzer darüber hinaus am besten auch Pläne, Gutachten oder Handwerkerrechnungen, die den Zustand der Immobilie und bauliche Maßnahmen dokumentieren können.
Die Darlehensverträge verwahrt er so lange, bis sie abgewickelt sind, und die Unterlagen auch nicht mehr für die Steuer gebraucht werden.

Kontoauszüge – wichtige Beweismittel

Kontoauszüge sind ein gutes Mittel, um Zahlungen oder Zahlungseingänge nachzuweisen. Daher gibt die Verjährung von Ansprüchen hier den Takt vor. So kann ein Verkäufer etwa drei Jahre lang seinen Kaufpreis einfordern – es sei denn, der Käufer kann mittels Kontobeleg nachweisen, dass er längst bezahlt hat. Rückforderungsansprüche etwa von zu unrecht erhobenen (Kredit-)Gebühren oder der Mietkaution verjähren nach drei Jahren.

Versicherungen und Sparpläne – Laufzeit entscheidet

Der jeweilige Versicherungs- oder Sparvertrag und der Versicherungsschein bleiben im Archiv, solange die Verträge läuft. Bei Schreiben über Tarifänderungen oder Statusanzeigen reicht es, das jeweils aktuellste aufzubewahren. Das alte Schreiben kann weg.
Wichtig: Auszahlungsbescheide von Lebens- oder Rentenversicherungen sollten die Versicherten noch etwas länger verwahren, weil sich hier immer mal noch steuerliche oder erbrechtliche Fragen ergeben können.

Tipps für elektronische Ablagen

Wer Aktenordner komplett aus dem heimischen Regal verbannen möchte, scannt die Unterlagen einfach ein. Nur Urkunden, Zeugnisse und notarielle sowie handschriftlich unterzeichneten Verträge muss man analog aufbewahren. Beim Scannen erleichtern Programme mit Schlagwortsuche, sich auch später noch gut zurechtzufinden. Außerdem sollte man sich für die Betitelung der Dateien ein nachvollziehbares System überlegen und gut auf die Sicherung der Dateien achten.
Sowohl für digitale als auch analoge Sortiersysteme gilt: Partner, Kinder oder andere Vertraute müssen sich im Ernstfall leicht in die Ablage eindenken können. Das erleichtert deren Hilfe, wenn die Angehörigen zum Beispiel im Krankenhaus sind.